Dans le cadre d’un atelier d’une durée de 3heures soit de 09 heures à 12 heures, le chargé de projet souhaiterai qu’il y ai une pause café à 10h et un cocktail à fin de l’atelier vu la présence des autorités du ministère de tutelle à cet atelier là.
Quelle doit être la procédure pour obtenir la pause café et le cocktail pour cette durée là?
Bonjour,
Pour les ateliers d’une durée de 03heures, des en-cas/snacks ou pause-café peuvent être offertes aux participants. Mais pour le cocktail, il faudra obtenir l’approbation/validation écrite du chargé de Projet. Ensuite la procédure peut être la suivante pour un contrat sans mise en concurrence:
-la demande de prestation écrite ,envoyée par le chargé de projet (ex: un email détaillant les besoins exacts, le nombre de personnes, le lieu de l’atelier, les heures souhaitées pour les pauses, les TDR et la liste des participants)
-Etablir et envoyer la demande d’offre détaillée et complète au(x) prestataire(s),en te référant à la base de données de vos prestataires évènementiels
-Après la réception de l’offre, vérifier la conformité avec vos exigences et faire validée l’offre par le chargé de projet.
-Etablir et faire signer le contrat et les annexes (conditions générales, les conventions particulières …) par les deux parties.
-Documenter les correspondances échangées
-Une fois la prestation terminée, l’ABE (Attestation de Bonne Exécution) doit être établi
-La facture transmise devra être enregistrée et vérifiée conformément au contrat établi
-Une fois le paiement effectué, le dossier du contrat doit être classé et archivé dans le dossier du Projet, partie B.