Nous avons établi un contrat avec un consultant . A la fin du contrat , nous avons reçu un demande d’avenant au contrat .les collaborateurs ne savaient que la durée d’exécution du contrat était échu et le consultant devait impérativement terminer le travail .Apres quelques recherches, nous nous sommes réorientés sur P+R et finalement la règle 114 accorde cet avenant au contrat avec des conditions ci-dessous :
Dérogation individuelle
Dérogation individuelle à la modification du marché pendant la durée d’exécution du contrat (« avenant tardif »)
Dans le cas où un avenant est envisagé après la fin de la durée d’exécution du contrat, le·la directeur·rice de division de l’unité qui assume la responsabilité du marché ou qui gère le budget décide des dérogations individuelles. Le·la directeur·rice de division donne son accord sur l’établissement de l’avenant après la fin de la durée d’exécution du contrat sous forme écrite simple (p. ex. par e-mail). Le·la responsable du marché ou le·la responsable de l’unité de gestion transmet l’accord du·de la directeur·rice de division avec la demande d’avenant à la division Achats et contrats, via le portail Achats.
Dans le cas des contrats établis dans le bureau de pays, le·la directeur·rice de pays accorde la dérogation individuelle sous forme écrite simple. Le·la collaborateur·rice en charge de l’achat au sein du bureau de pays s’assure de la documentation correcte de la dérogation individuelle et de son classement dans le dossier du contrat.
Le·la directeur·rice de la division Achats et contrats ou la personne habilitée par le·la directeur·rice de la division Achats et contrats peut accorder d’autres dérogations individuelles à cette règle.
La personne ayant demandé la dérogation fait savoir à pur@giz.de que celle-ci a été accordée à titre individuel et lui transmet les informations suivantes :
- Identifiant de la règle
- Nom de la personne tenue à la règle
- Nom de la personne ayant accord la dérogation individuelle
- Date de l’accord de la dérogation individuelle
- Description succincte de la dérogation individuelle
- Lieu d’archivage de la documentation de la dérogation individuelle
- Pays / région
- Numéro du projet
- Unité organisationnelle / projet / bureau de pays
une demande de la cheffe de division est faite et l’avenant est validé.
Au moment du contrôle interne , peuvent ils considérer l’avenant comme une remarque ?