la Gestion d’un dossier de mise en concurrence de 5 cabinets pour le développement et le test d’un outil d’autoévaluation de la performance dans 10 commune en matière de gouvernance locale m’a été attribué.
Après avoir vérifié et ajusté en concertation avec le Projet demandeur les TDR, la grille d’évaluation technique, le cadre budgétaire, la shortlist, les mails de prise de disponibilité des structures shortlistées, j’ai lancé la procédure de mise en concurrence via CM_Inquiry@giz.de> en demandant aux structures de nous envoyer leurs dossiers administratifs, leurs offres techniques et financières à soumettre à une date et heure précises par CM_Quotation@giz.de. en attendant le délai de soumission, j’ai procédé à la veille pour m’assurer que les candidats ont bel et bien reçu les DAOR et à répondre à leurs interrogations.
une fois le délai de soumission arrivé, j’ai demandé à les gestionnaire de bâle de m’envoyer tous les mails avec et sans pièces jointes relatifs à ce marché. avec le Service financier, nous avons calé un rendez vous pour le dépouillement administratifs des offres administratifs. après cette étape, nous avons envoyé les offres techniques au Projet pour évaluation. après avoir reçu le PV d’évaluation technique, 2 des 5 sociétés ont eu plus de 70/100 points et ont été admises à l’évaluation financière. Après la pondération des notes techniques et des notes financière, nous avons attribué le marché au cabinet est sorti 1er.
cependant, ayant constaté que l’offre du cabinet adjudicataire était supérieur au budget, nous avons procédé à la négociation en procédant par une contreproposition révisant les honoraires à la baisse tout en comparant les années d’expérience des CV des consultants dudit cabinet à notre grille des honoraires.
le cabinet a accepté notre contreproposition et a actualisé son offre financière qui finalement est inférieur au budget prévisionnel. après la signature du PV, et introduction des informations par Cosoft, j’ai fait imprimer et signer les PV d’ouverture, d’attribution et le contrat (+ conventions particulières) émis par Cosoft aux interessés. le contrat est en cours d’éxécution.
Correct à mon avis, précisez que la négociation avec le prestataire
se fait par ecrit
Evidemment toute la négociation doit se faire par écrit. tous ces échanges seront versés dans le dossier de passation.
Très importante la documentation, j’en sais quelque chose.
plusieurs aspects que tu as souligné sont très importants pour la réussite de ce genre de démarche à savoir la conformité avec les procédures, le suivi rigoureux des règles et processus établis, la réparation minutieuse, la communication et la documentation ainsi que la élection transparente
La demarche est bonne. C’est toujours intérressant de lui faire des correspondaces pour permettre d’avoir une bonne documentation du dossier. Je proposerai par contre de négocier avec le 1er avant la conclusion du contrat. Sa proposition financière doit être toujours comparée au budget disponible pour contourner cette contrainte avant décision d’attribution du marché.
Je trouve que tous les processus sont corrects. C’est bien d’avoir toute la documentation lors de la négociation.
Tout le processus de négociation doit être documenter dans le dossier de passation.