J’avais assisté à un cas qui était geré par l’un des collègues en charge des contrats au niveau du bureau GIZ Lubumbashi.
Pour cette activité, on avait prevu un budget de restauration pour 70 participants dans un village lors d’une formation en éducation financière et autofinancement dans le secteur minier. un contrat a ete conclu avec un prestataire de service et les quantités etaient specifiées clairement dans ce contrat. une fois sur terrain il y a eu un surplus de 30 participants sur la liste et face a cette situation d’ajout le prestataire s’est dit qu’il pouvait gerer à son niveau sans en infomer mon collègue en charge du contrat au préalable mais il avait fait cette remarque d’ajout au collègue technicien sur place qui lui aussi se disait que le prestataire en avait informer le collègue au bureau chose qui n’a pas ete faite. une fois l’activité fini le prestataire a envoyé 2 factures, la facture intiale avec le montant qui se trouve sur le contrat et la facture supplementaire au contrat. Au moment du traitement de la facture le collègue a vu deux factures pour cet evenment il a decidé de poser la question au prestataire ce dernier s’est mis a lui raconter au telephone qu’il avait dû faire face a cette situation d’ajout et qu’il avait geré ce cas tout en notant qu’il allait lui en faire part au moment opportun.
Rection du collègue : Celui-ci lui a fait comprendre la necessite de lire le contrat en entiereté avec les annexes au contrat parce que la situation d’avenant etait mentionné dedans et que le prestataire devrait demander par ecrit au colègue de tenir en compte cet ajout ce qui ferais objet d’avenant pour que la deuxieme facture soit prise en compte pour etre reglé par la suite. par consequent il lui a fait comprendre que la facture supplementaire ne sera pas reglée puisqu’il n’y a pas eu d’avenant montrant clairement les motivations de cet ajout pour qu’elle soit reglée. il lui a rassure que sa facture initiale sera payée et que dans pareille circonstance il faut toujours en infomer le bureau pour tous les changements.
Personnellement je trouve que le collègue a bien reagis et que le prestataire n’avait aucun droit de reclamer quelque chose qui n’etait pas ecrit ni discuter au prealable et comme l’activité avait deja pris fin il n’y avait pas moyen de faire un avenant au contrat ni de prolonger le delai pour que cela soit prise en compte.
Chers partcpants à sa place q’auriez-vous fait?